文書保管のコンサルティング

Posted by addminz on 2016年4月4日 – 9:15 PM

文書保管のコンサルティング

企業では日々たくさんの文書が作られている。
会議の議事録や顧客情報、社内通達など。
これらの文書保管はどのように行われているのだろうか?昨今データ化も進んできてはいるが、まだまだ精通度合いが低いことも多く紙ベースでの保管をする企業も多いだろう。
だからと言って文書保管にも限界がある。
例えば整理が行き届かず探すのに時間がかかってしまい、業務効率が著しく下がってしまったり、保管する文書が多すぎてスペースを確保できなかったり、むやみに放置されていてセキュリティ面に不安が合ったり…。
この状況を打開すべくコンサルトしてくれるサービスがあるという。
コンサルティングサービスでは現状を把握し、管理においてのルールや分類・保管方法の提案、進捗状況の確認など一連の管理相談ができるようだ。
多くの企業が頭を悩ませる文書保管。
「コンサルティングサービスにかける費用」と、「目に見えにくいムダな損失」、どちらがより多くの利益を生むのか一度熟考する価値はあるのではないだろうか?

勤務先で文書保管をするのに苦労したこと

昔、飲食店で勤務をしていた頃、業務上いかに文書保管においてのルール作りと徹底した管理が大切かを痛感する出来事があった。
勤務中よく店長に「前年売上と比較したいから帳簿を出して」とか「面接の結果の連絡をするから履歴書を見せて」などと頼まれたのだが、それを出すのに恐ろしく時間がかかってしまうのだ。
面前で頼まれたのならまだしも電話口などでは「早くして!!」オーラが満載だ。
文書は色々な社員が見てはそこらに放置するものだから、探すのにとても苦労したのだ。
そんな状況が嫌で当時の店長に整理を買って出た。
膨大な量を整理するのは時間がかかったが、なんとか整理を終えた。
同時に店舗社員全員に文書保管の方法や場所を説明し皆が同じ基準で扱ってくれるよう進言した。
幸い受け入れてくれる方ばかりだったのでその後の業務はぐっと楽になった。
それからしばらくして他店舗への異動が決まったが、その異動先でも同じ問題に直面した。
次の異動もその次の異動も全く同じ状況だった。
できる限り最初の店舗でやらせてもらったように整理をしていったが、ある時その最初の店舗に戻ることになった。
この店舗は文書保管を改善してあったわけだから、もう整理はしなくてよいだろうと安心していたのだが、戻ってみれば何のことはない元の状態に逆戻りだったのである。
あの時の徒労感と言ったら何と表現したらよいのだろうか。
結局は色々な社員が異動異動でルールを徹底することが難しかったようだ。
文書保管サービスを利用しよう
そして文書一つ探すのに多少時間がかかってもあまり気にならなかったのだろう。
一従業員が何かルールを作っても徹底させることは到底できず組織全体で動かなければ無駄な努力なのだと悟った。
そして、なぜ本社は文書保管をするためのルールを作らずに無駄な時間を放置しているのか歯がゆい思いをしたものだ。